Оплата труда при повышенных температурах

Аномальная жара и задымление, терзавшие россиян летом этого года, внесли серьезные коррективы в деятельность многих компаний. В частности, руководители ряда организаций пошли на такую меру, как сокращение рабочего дня. Какие в подобной ситуации оформить документы и какую начислить зарплату, читайте в статье.

Одним из важнейших приоритетов для работодателя является сохранение здоровья сотрудников. К этому призывает и ст. 212 Трудового кодекса, возлагая на него обязанность по созданию безопасных условий труда на каждом рабочем месте.

Санитарные нормы

Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений (СанПиН 2.2.4.548-96) утверждены Постановлением Госкомсанэпиднадзора России от 01.10.1996 N 21.
В документе указаны оптимальные и допустимые показатели температуры воздуха, рабочих поверхностей, влажности и скорости движения воздуха, интенсивности теплового облучения.
В частности, в Приложении 3 к СанПиН 2.2.4.548-96 отражено время пребывания сотрудников на рабочих местах, если температура воздуха выше или ниже допустимых величин.
Так, например, если трудовые функции выполняются специалистом сидя и сопровождаются незначительным физическим напряжением, а температура воздуха на рабочем месте 32°C, рекомендуемое санитарными нормами время пребывания сотрудника на рабочем месте составляет не более двух часов. Таким образом, санитарные нормы обязывают работодателя сокращать время работы, если показатели микроклимата помещения отклоняются от допустимых величин.

Аттестация рабочих мест по условиям труда

Подтвердить, что погода негативно отражается на здоровье сотрудников, призвано исследование рабочих мест, которое может выявить отклонение климатических показателей от санитарных норм.
Бытовой термометр или метеостанция в данном случае не помощники. К сожалению, результаты самостоятельно произведенных замеров могут быть впоследствии оспорены налоговыми органами. Надежнее использовать сертифицированные приборы.
Если на предприятии есть соответствующая лаборатория, сертифицированный инструментарий и специалист с опытом проведения аттестации рабочих мест, можно произвести измерение собственными силами. Но, как правило, к выполнению подобных функций привлекают специализированную компанию, которая должна иметь аккредитацию на право проведения таких измерений. Обычно она есть у центров государственного эпидемиологического надзора.

Последовательность действий и оформление документов

Инициатором сокращения рабочего дня может быть трудовой коллектив (ст. 219 ТК РФ) или работодатель (ст. 212 ТК РФ). Но для того, чтобы официально сократить рабочее время в связи с неблагоприятными погодными условиями, а также подтвердить экономическую обоснованность выплат, произведенных за это время, прежде всего необходимо провести соответствующие исследования микроклимата помещений.

Если инициатор сокращения рабочего дня – трудовой коллектив

Служебная записка. Если сотрудники испытывают дискомфорт в связи с неблагоприятной погодной обстановкой и хотели бы изменить режим труда и отдыха, на имя работодателя направляется служебная записка. В ней следует сообщить о невозможности выполнять работу из-за тяжелых климатических условий. О необходимости информировать о подобных вещах работодателя говорится в ч. 4 ст. 157 Трудового кодекса. Образец служебной записки смотрите ниже.

Образец служебной записки

Приказ о проведении замеров и акт по результатам замеров. На основании служебной записки руководитель издает приказ о проведении исследования микроклимата помещений. Как мы отмечали выше, для этого лучше привлечь соответствующих специалистов, которые отразят результаты замеров в акте.

Приказ о сокращении рабочего дня. На основании акта руководитель издает приказ о сокращении рабочего дня.

Образец приказа

В приказе необходимо указать дату начала и предполагаемый день окончания режима сокращенного дня. Но сделать это непросто, так как невозможно предугадать, когда погода придет в норму. Поэтому в приказе можно прописать условие, при котором данный режим будет отменен, например при установлении определенной температуры. Если сокращенный рабочий день учреждается не для всей компании, а только для конкретного подразделения, это также указывается в приказе.
Важно отразить в документе и порядок оплаты за то время, на которое будет сокращен рабочий день или смена. С приказом следует ознакомить сотрудников под роспись.

Инициатор сокращения рабочего дня – работодатель

Если инициатором изменения режима труда и отдыха является работодатель, в этом случае служебная записка от трудового коллектива не понадобится. Остальные действия руководства будут аналогичны тем, которые мы описали выше.

Можно ли провести исследование микроклимата без привлечения специалистов

Для того чтобы найти специализированную организацию и провести соответствующие замеры показателей микроклимата помещения, необходимо некоторое время. Но иногда его нет. Руководитель может подписать приказ о сокращении рабочего дня, не дожидаясь окончания исследований или без привлечения специалистов, имеющих сертифицированные измерительные приборы. Однако в этом случае экономическая обоснованность выплат работникам, произведенных за время их отсутствия на рабочем месте, может быть оспорена налоговыми инспекторами.

График сменности

В непрерывных производствах при суммированном учете рабочего времени разрабатываются графики сменности. В них отражена очередность выполнения работ сотрудниками.
Работники, которым установлен суммированный учет рабочего времени, наравне со всеми имеют право на нормальные условия труда и соответствующее сокращение рабочего времени при неблагоприятных погодных условиях. Для этого потребуется изменение графика работы. Из-за сокращения количества рабочих часов может увеличиться (например, за счет сезонников) количество сотрудников, обслуживающих одно рабочее место, или уменьшиться время междусменного отдыха.
Делая выбор и внося изменения в график сменности, работодатель обязан обеспечить отдых работникам, ведь данные гарантии установлены трудовым законодательством, в частности ст. 110 Трудового кодекса, специальными профессиональными нормами для водителей, других особых профессиональных групп работников.

Табель учета рабочего времени

Согласно приказу о сокращении рабочего дня в табеле учета рабочего времени (формы N N Т-12 и Т-13, утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) делаются соответствующие отметки.
Отработанное время. Часы, фактически отработанные сотрудниками, обозначаются буквенным кодом Я или цифровым 01.

Неотработанное время – простой? Время, не отработанное сотрудниками из-за сокращения продолжительности рабочего дня в связи с отклонением условий труда от нормальных, фиксируют в табеле по-разному, в зависимости от его статуса. Обозначение выбирают из перечня, утвержденного в Постановлении Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, или самостоятельно разрабатывают особые коды.
Каждый работодатель сталкивается с вопросом: какой статус придать часам, в течение которых сотрудники не выполняли свои производственные функции из-за аномальных погодных условий? На наш взгляд, их можно квалифицировать как простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя .
——————————–
Подробнее об оформлении документов при простое, в том числе о составлении листка учета простоев, читайте в статье “Простой” // Зарплата, 2009, N 8. – Примеч. ред.

Такой позиции придерживается и Минздравсоцразвития России в тематических Рекомендациях на сайте. Если вы согласитесь с данным мнением, в табеле проставьте буквенный код НП или цифровой 32. Записи об отработанном и неотработанном времени вносят в ячейку через дробь.

Оплата труда при сокращении рабочего дня

Изменение режима труда и отдыха непосредственно влияет и на оплату труда сотрудников.

Варианты расчета оплаты труда при сокращении продолжительности рабочего дня

Существует несколько точек зрения, каким образом начислять заработную плату сотрудникам, чей рабочий день сокращен в связи с неблагоприятными погодными условиями.
Оплата труда при простое. Специалисты Минздравсоцразвития России разместили на своем сайте Рекомендации по организации режимов труда и отдыха работников в условиях экстремальных высоких температур и задымления. Они советуют признать уменьшение продолжительности ежедневной работы (рабочей смены) простоем по причинам, не зависящим от работодателя и работника. В этом случае часы, на которые сокращено рабочее время, оплачиваются в размере не менее 2/3 тарифной ставки или оклада, рассчитанных пропорционально времени простоя (ч. 2 ст. 157 ТК РФ). Как мы писали выше, редакция журнала “Зарплата” придерживается именно этой позиции.

Выплата среднего заработка за неотработанное время. Еще одно мнение по поводу оплаты сводится к тому, что заработная плата за время, на которое сокращается рабочий день, назначается в размере не ниже среднего заработка. В Трудовом кодексе поименован ряд ситуаций, при которых начисляется средняя заработная плата. Однако сокращение рабочего дня в связи с неблагоприятными погодными условиями не подпадает ни под одну из них.

Оплата рабочего дня полностью, без учета неотработанных часов. Имеется и третья точка зрения по данному вопросу. Несмотря на сокращенное рабочее время, оплату труда сотрудников нужно производить как за полный рабочий день. Этот вариант, безусловно, хорош для работника, но работодатель может пострадать при проведении налоговой проверки. Если имеется приказ о сокращении продолжительности рабочего времени, должны быть и соответствующие отметки в табеле учета рабочего времени, иначе будут нарушены правила учета. Ведь табель – это первичный документ, который является основанием для начисления заработной платы. Он подтверждает один из фактов хозяйственной деятельности – исполнение работником обязательств по трудовому договору, что требует ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Доплата до оклада. Если работодатель готов полностью оплатить сокращенный рабочий день, он может это сделать, притом без каких-либо нарушений. В табеле нужно будет отразить реальную картину: отработанное и неотработанное время. При этом оплата за отработанное время должна производиться в обычном порядке. А вот неотработанное время будет оплачено по-другому – путем начисления доплаты. Поясним, как это сделать.
В документ, определяющий порядок оплаты труда на предприятии, вносится запись следующего содержания: “В случае сокращения продолжительности рабочего дня в связи с неблагоприятными климатическими условиями работнику за неотработанное время производится доплата до оклада”. В этой ситуации полная сумма зарплаты работника будет складываться минимум из двух выплат:
– оклада (тарифной ставки) за отработанное время;
– доплаты до оклада.
Если работодатель признает неотработанное время простоем, сумма заработка будет включать и третью выплату – оплату часов простоя в размере 2/3 оклада (тарифной ставки). Тогда величина доплаты до оклада соответственно уменьшится до 1/3 оклада.

Расчет заработной платы

Рассмотрим на примере два наиболее правильных, с нашей точки зрения, варианта оплаты труда при сокращении продолжительности рабочего времени.
Оплачиваем время простоя. Нормы оплаты труда за время простоя по причинам, не зависящим от работника и работодателя, установлены ч. 2 ст. 157 Трудового кодекса.

Пример 1. В сборочном цехе N 2 часового завода восьмичасовой рабочий день сокращен на два часа со 2 по 5 августа 2010 г. С 6 по 9 августа 2010 г. рабочий день сокращен на один час.
Согласно приказу руководителя время простоя будет оплачено сотрудникам из расчета 2/3 оклада. Остальные дни августа в цехе был обычный режим труда и отдыха. Заработная плата старшего мастера цеха И.М. Времянкина составляет 20 000 руб.
В каком размере получит работник вознаграждение за август, учитывая сложившиеся обстоятельства?
Решение. Согласно производственному календарю на 2010 г. в августе 22 рабочих дня. Из них 16 дней сотрудник отработал в обычном режиме, а 6 – в режиме сокращенного дня. При этом 7 и 8 августа – выходные.
Рассчитаем сумму оклада, которую работник получает за один час работы. Для этого разделим оклад на среднемесячное количество рабочих часов. В 2010 г. эта величина равна 165,58 часа в месяц (1987 раб. ч в год : 12 мес.). Часовой оклад соответственно равен 120,78 руб. (20 000 руб. : 165,58 ч).
Теперь посчитаем зарплату за дни, когда рабочий день был сокращен:
– за 6 часов рабочего времени работнику будет начислено 724,68 руб. (120,78 руб. x 6 ч);
– за 1 час простоя – 80,52 руб. (120,78 руб. x 2/3);
– за 2 часа простоя – 161,04 руб. (80,52 руб. x 2 ч);
– итого заработная плата за период со 2 по 5 августа 2010 г. составит 3542,88 руб. [(724,68 руб. + 161,04 руб.) x 4 дн.];
– за 7 часов рабочего времени работнику полагается 845,46 руб. (120,78 руб. x 7 ч);
– итого заработная плата работника за период с 6 по 9 августа 2010 г. (учитывая, что 7 и 8 августа – выходные) составит 1851,96 руб. [(845,46 руб. + 80,52 руб.) x 2 дн.].
Зарплата за полностью отработанные дни августа равна 14 545,45 руб. (20 000 руб. : 22 раб. дн. x 16 отработ. дн.).
Итого зарплата за август составит 19 940,29 руб. (14 545,45 руб. + 3542,88 руб. + 1851,96 руб.).

Доплачиваем до оклада за время простоя. Рассмотрим этот вариант оплаты труда на примере, воспользовавшись результатами расчетов примера 1.

Пример 2. Итак, зафиксирован простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя. На предприятии выплачивается доплата до оклада в случае сокращения продолжительности рабочего времени из-за повышения температуры на рабочем месте. Необходимо рассчитать сумму доплаты до оклада.
Решение. По результатам расчетов примера 1 доплата до оклада составит 59,71 руб. (20 000 руб. – 19 940,29 руб.).

Налогообложение и страховые взносы

За дни, в которые сокращалось рабочее время, сотрудник получает различные выплаты. Оплата труда за отработанное время облагается НДФЛ, страховыми взносами и уменьшает облагаемую базу по налогу на прибыль.
Рассмотрим начисление налогов и страховых взносов на суммы оплаты простоя и доплаты до фактического заработка.

Налог на прибыль

Оплата за простой. Затраты на оплату работникам времени простоя уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль в составе расходов на оплату труда (Письмо Минфина России от 21.07.2010 N 03-03-06/1/469). Но только при условии, что они соответствуют требованиям п. 1 ст. 252 Налогового кодекса.

Доплата до оклада. Чтобы включить доплату до оклада в состав расходов на оплату труда, она должна быть предусмотрена коллективным или трудовыми договорами. Обратимся к абз. 1 ст. 255 НК РФ. В нем говорится, что в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной или натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы на содержание работников. Подобные выплаты должны быть предусмотрены нормами законодательства РФ, коллективным или трудовым договором.
Согласно п. 25 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся расходы, произведенные в пользу сотрудника, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договорами.

НДФЛ

Оплата простоя. Сумма оплаты за время простоя не поименована в перечне компенсационных выплат, приведенных в ст. 165 ТК РФ, о ней также не говорится в ст. 217 НК РФ, посвященной льготному налогообложению НДФЛ. Поэтому данная выплата включается в налогооблагаемый доход сотрудника, с которого следует удержать налог на доходы физических лиц (п. 1 ст. 210 НК РФ).
Доплата до оклада. В соответствии с п. 1 ст. 210 Налогового кодекса доплаты облагаются НДФЛ.

Страховые взносы

Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые плательщиками страховых взносов в пользу физических лиц в рамках трудовых договоров.
Об этом говорится в ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ “О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования”.
Суммы, выплаченные по нормам ст. 157 Трудового кодекса, и доплата до оклада признаются объектом обложения страховыми взносами и учитываются в облагаемой базе.

Взносы на случай травматизма

Взносы на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний начисляются на любой вид доходов сотрудника (п. 3 Правил начисления, учета и расходования средств на осуществление обязательного социального страхования от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 02.03.2000 N 184). Следовательно, суммы оплаты за время простоя и доплаты до оклада облагаются взносами на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.